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Seuls les points 2 & 3 ont été discutés. La question de la communication a été abordée sous plusieurs angles :
1) Information en interne : diffusion de l’information aux adhérent-e-s.
Constat de départ : l’information en interne est le garant de la démocratie, mais est également nécessaire pour éviter que les adhérent-e-s se sentent "abandonné-e-s" et se démotivent . Or, pour le moment la structure est trop cloisonnée. 2 supports ont été considérés :
Communication électronique :
Une liste de diffusion adhérent-e-s (déjà prévue par Motiv’net va être créée afin de pouvoir diffuser immédiatement :
Ø les informations importantes (et urgentes), par exemple l’appel à pétition pour la Nigériane condamnée à mort pour adultère, mais aussi les sollicitations diverses reçues par Fabien.
Ø les comptes-rendus du CA
Ø les informations diverses concernant le groupe des élu-e-s
Comme tout le monde n’a pas accès à une boîte à lettres électronique, il faut créer des binômes : chaque personne "connectée" s’engage à contacter très rapidement une personne non connectée pour lui transmettre les informations.
Question : qui se charge de la diffusion ? Ce point important n’a pas été abordé.
Communication sur support papier.
1) Bulletin interne. La "lettre de Fabien" n’a jamais vu le jour, en raison des sollicitations multiples que reçoit ce dernier. Pour la remplacer, un bulletin interne va être publié sous la forme d’une lettre mensuelle ( ?) envoyée aux adhérent-e-s qui n’ont pas d’adresse e-mail, ou qui auront exprimé le désir de recevoir les infos par courrier. On rappelle que le coût des envois postaux était une des raisons invoquées pour justifier la cotisation annuelle de 360F.
Quoi ? Le bulletin interne sera un texte de 2 pages environ, récapitulant les infos et activités du mois. Il comprendra 2 parties :
Ø Une partie regroupant l’actualité Motivé-e-s, l’agenda et les informations diverses
Ø Une partie qui fera part du travail des commissions : elle comportera :
 Une liste des thèmes abordés dans les réunions. Seuls les titres de rubriques seront indiqués, et les adhérent-e-s devront passer au local pour se procurer l’information (comptes-rendus, etc)
Une synthèse du travail effectué (où ça en est, projets, etc).
Comment ? Le site internet est la charnière qui centralise tout. On peut, par rubrique, avoir automatiquement tous les articles, etc, publiés dans le mois. Il est donc très facile d’aller chercher l’info.
Qui ? Le groupe Motiv’net a tous les moyens de se charger de la préparation de la lettre. Il est investi de cette mission, étant bien entendu que la commission "communication" dont il fait partie devra être renforcée afin d’assurer le lien entre support électronique et support papier. Une personne désignée (volontaire) sera chargée de la centralisation de l’info et de la diffusion ; elle sera assistée des personnes ayant intégré l’équipe et/ou des administrateurs restreints.
Il reste à organiser les modalités : qui va se charger de l’envoi ? Il est suggéré en assemblée plénière que ce soient les personnes assurant les permanences qui s’en chargent.
2) Le journal. Nous n’avons pas eu le temps de vraiment en parler (qui fait quoi, ouverture aux personnes extérieures à l’équipe de rédaction, contribution des commissions, etc).
Mais il a été décidé en plénière d’envoyer le journal aux adhérent-e-s. Il constitue le 2ème pilier de l’information en interne. Lorsque la sortie du journal correspond à la publication du bulletin interne, les 2 seront groupés en un seul envoi.
2) Information en interne : le centre de documentation :
Il existe un centre de doc (Chantal, Ingrid et ?). Son rôle est de collecter les informations et de les classer. Il ne fait pas la recherche d’informations. Il faut donc que chacun-e pense à l’alimenter.
Les sources : presse, presse spécialisée, comptes-rendus de réunions, textes officiels Motivé-e-s, autres textes (par exemple, ceux qui font part d’expériences faites par d’autres villes dans le cadre de la démocratie citoyenne).
Il y a 2 types de classement : 1 : ce qui a trait au conseil municipal, et 2 : tout ce qui a trait aux thématiques Motivé-e-s (1 classeur par rubrique, ex : environnement, etc).
Le centre de doc a-t-il un sens ? Cela exige un boulot énorme, qui doit être fondé. L’assemblée confirme à l’équipe "documentaliste" que ces archives constituent un important outil de travail, nécessaire à notre fonctionnement. L’équipe demande une réunion avec 1 personne de chaque commission, du CA et du groupe des élu-e-s.
3) Information en interne : nouveau casier
La demande est faite d’un casier "groupe des élu-e-s", où on trouvera les informations qui leur sont destinées et qui en émanent.
Question : qui se charge de ça ?
4) Articulation de l’information en interne / externe : le site
Il faut veiller à ce que certaines informations "sensibles" ne soient pas communiquées à l’extérieur par le biais du site internet. Par exemple, pour ne pas compromettre des associations ou personnes ne souhaitant pas que soient divulgués leurs liens avec Motivé-e-s, ou encore pour ne pas rendre disponibles des informations de nature stratégique auxquelles nous ne souhaitons pas que la Mairie (notamment) ait accès.
Donc : sur les pages de rédaction de textes / articles, un champ sera ajouté sous la forme d’un post-scriptum, où ne figureront que les éléments confidentiels. Il y aura donc 4 rubriques à renseigner par les administrateurs restreints : Titre / synthèse / texte / partie confidentielle. L’avantage de ce système est de ne pas séparer / dissocier les informations. Tout restera centralisé sur le site (pour archives, etc).
5) Articulation de la communication entre le CA et l’AG, et au sein de l’AG
Cette question n’a été qu’esquissée. Il en est ressorti les éléments suivants :
Constat : beaucoup d’adhérent-e-s qui viennent aux AG ne se sentent pas impliqué-e-s. Trop d’infos, pas assez de débat, d’où une certaine désaffection. Comment alors préserver l’espace démocratique au sein des AGs ?
Quelques propositions :
Les ordres du jour devraient être plus restreints (mais cela est-il vraiment réaliste ?) et devraient comprendre un point "questions diverses" : une question ouverte annoncée en début d’AG, et à laquelle les gens peuvent s’inscrire afin de pouvoir lancer un sujet de débat.
Un temps de l’AG devrait être réservé aux propositions. Cela impliquerait un travail en 2 temps : 1) projet mentionné en AG, et 2) propositions des gens faites à l’AG suivante.
Rappel du travail fait au début sur la structuration : Certaines AG doivent être décisionnelles, certaines consacrées au débat. 1 AG sur 2 en alterance semblant trop formaliste et trop rigide, l’équilibre AG décisionnelle / AG débat se fera en fonction des besoins.
6) Le CA :
Ce point n’a pas vraiment été abordé, faute de temps. Toutefois, il faut réfléchir sur les questions suivantes :
re-constitution du CA : le CA ne fonctionne-t-il pas tel qu’il est actuellement ? En effet, il reste ouvert à tou-te-s.
rythme des CA
Horaires de démarrage : 18H, c’est trop tôt pour beaucoup de personnes, qui ne peuvent donc pas s’y investir.
Contribution personnelle : ne faudrait-il pas dresser une liste des référents dans tous les domaines (administrateurs restreints, fichier compétences, etc), avec n° de téléphone / adresse e-mail, et la diffuser sur la liste adhérent-e-s & dans le bulletin interne ?
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